高知で働くフリーランサーのブログ

会社でoffice365の導入を検討しているらしいが有効なのか

      2014/07/22

私が勤める会社でマイクロソフトのクラウドサービス、office365を取り入れることを検討しているらしい。

社長はコンピュータとかに疎くて部下がパソコンとかoffice365とか売ってるにも関わらずbluethoothとかIEEE802.11nとか言われてもさっぱりな様子。

だけど本社には情報部があってITに関する商品を売ってる分、わが社でもファイルをサーバで管理したりグーグルカレンダーよ共有したり、今回のようにofficeを共有しようって動きになりました。

先日、全社(といっても香川、愛媛、高知の3件)が集まって会議する機会があって、そこで導入予定のoffice365について学べたので書くことに。

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office365とは何か?

動画を見るとだいたいわかるので見ていただきたい。

主な特徴としてはofficeファイル、メールの共有、カレンダーの共有、ビデオ会議あたりでしょうか。

Office、メールの共有

office365はクラウドサービスです。

クラウドサービスってのはググるとすぐわかるけどまあわかりやすくいえばweb上(クラウド上)に置かれたサーバ(データを記録してる所)にファイルを保存して、そこにアクセスすることでデータの受送信ができるイメージ。

自分のPCで作成したexcelファイルは普通自分のPCのHDDに保存されるため、そのPCでしか開けませんがweb上に保存しておけばインターネットに接続してどのPCからでもどこにいてもそのファイルを広げ、編集出来ます。

例えばAさんが会社で作成したpowerpointのプレゼン資料をBさんが取引先でネットに接続して開くことが出来ます。

これがofficeだけでなくメール、カレンダーも出来るよってのがoffice365の共有機能です。

もちろん誰でもアクセスして開けるわけではないですよ。管理者が許可した人のみ等設定が可能です。

ビデオ会議

これ面白いなって思ったのがビデオ会議。

スカイプとかgoogleのハングアウトみたいにoffice365ユーザー同士でビデオ会議ができます。

テキストでチャットできたり資料を共有できたりするとこが魅力的。

接続は最大250人らしい。スゲー重そうだw

Office 365 ビデオ会議

気になるお値段と活用事例

office365は基本的に年間、もしくは月契約でプランによって値段が変わってきます。

小規模向けだと1アカウント月490円から。一番機能が少ない簡易プランだと330円。

詳しくはこちら。

プラン -おすすめプラン | クラウド版 グループウェア サービス Office 365

まあこれくらいならアリかな。

活用事例とか

こういう仕事効率化のソリューションってどう活用していのかわからない、無料アプリで十分じゃない?って意見が多いです。

ビデオ会議はスカイプでやってるし会社のメールは自分の私用のスマホに転送してあるしプレゼン資料も私物のタブレットに入れておけば問題ないですからね。

だけど会社の機密性のあるデータとか顧客情報を私物の端末に保存しておいていいのかって結構問題視されてます。

office365を始め、クラウドサービスの目的とか魅力ってシンクライアントなんだよね。なるべく端末に情報を残さないようにすることで情報漏えいを防止するわけ。

会社の情報を私物の端末に入れることを禁止している会社では個人が勝手に私物のスマホとかPCを使ってるってこと多分多いです。

office365を導入し会社の資料をweb上に保存しておけば私物の端末に保存することなく出先で資料を開くことができます。

うちの会社も決め手はそこだったんじゃないかなあと・・・

 - ライフハック, 仕事効率化

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